Crear un manual de políticas y procedimientos es una tarea importante para cualquier negocio, incluyendo uno de Self Storage.

Este documento servirá como una guía para el personal y los clientes, ya que ayudará a garantizar la coherencia y calidad en la gestión del negocio, como también ahorrar tiempo, dinero, reducir gastos, aumentar la rentabilidad

Realizar estos manuales ayudara a determinar qué área o actividades claves requieren que se establezca una serie de normas o procedimientos. Ya que, son vitales para revisar, cuestionar y supervisar la forma en que se hace el trabajo en una empresa y reducir al mínimo los riesgos de equivocaciones que afecten la continuidad del negocio.

Su elaboración y redacción suele ser una función que deberán llevar a cabo gerente o propietario que son los responsables de mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar actividades, evitar confusiones y mitigar posibles errores.

Una de las grandes ventajas de establecer un manual de políticas desde el inicio en tu negocio, es que los empleados tienen un protocolo de actuación de acuerdo con una situación determinada, y cabe resaltar que el incumplimiento de estas puede traer consigo sanciones, dependiendo de la gravedad del asunto.  Diseñar las políticas es una tarea para la estabilidad y productividad de su centro de auto almacenamiento, la ausencia de estas conlleva al caos en donde una situación puede salirse de control y convertirse en un suceso siniestro para la empresa.  

Para comenzar a redactar un buen manual de políticas, determina que área o actividades claves requieren que se establezcan una seria de reglas y normas.  Aquí, te mencionamos algunas opciones a considerar que la mayoría de los centros Self Storage en México, implementan.

Acceso a las instalaciones: El establecer un reglamento para los clientes, te permite tener un excelente control en tu centro Self Storage, que el flujo operativo sea eficiente y evitar molestias por parte de los clientes.

Actividad ilegal:  Es muy importante contar con un protocolo en caso de algún robo o incidente imprevisto que perjudique ya sea a los clientes o a los colaboradores, tener un protocolo bien establecido ayudara a tomar decisiones rápidas.

Seguridad: Contar con consignas para el área de vigilancia indicara que acciones seguir para atender un punto de servicio. Especificarlas te ayudara a tener un mejor control de accesos y disminuir riesgos.

Violaciones de las reglas: Es muy importante implementar las sanciones para castigar cualesquiera posibles acciones en las que perjudique a un tercero, colaborador o instalación.

Políticas de Alquiler: En caso de alguna queja o devolución se necesita contar con algunas reglas específicas en el contrato del cliente y que tome en cuenta las acciones a seguir en caso de una devolución o queja.

Luego de tener las políticas diseñadas y aprobadas, es importante que se planifique una estrategia de comunicación para que todo el personal se apropien de las normas a seguir. Es imprescindible que el cliente también las conozca para evitar situaciones incómodas más adelante.

Los manuales operativos o de procedimientos:  son vitales para revisar, cuestionar y supervisar la forma en que se hace el trabajo en una empresa y reducir al mínimo los riesgos de equivocaciones que afecten la continuidad del negocio. Es simplemente una versión escrita de qué hacer todos los días y cómo hacerlo.

Su manual de operaciones debe cubrir todas las tareas, procesos y procedimientos necesarios para administrar su negocio, como propietario, debe tener la aprobación final de cada proceso escrito para asegurarse de que las cosas se hagan de la manera esperada.

Para comenzar a realizar su manual documente lo que sucede cuando el personal ingresa al edificio, paso a paso. Seleccione y anote hasta la más mínima acción y luego documéntelo.

Aquí te dejamos algunas acciones que pueden implementarse en el manual de procedimientos y operativos.

• Revisión de instalaciones

• Comienzo del día

• Pagos

• Exención de cargos por pagos atrasados

• Marcado de Cheques

• Fin del día

• Fin de semana

• Informes Mensuales

• Donde se guardan llaves

• Políticas de tarjetas de crédito

• Fin de mes

• Llaves: dónde se guardan las llaves overlock, documentación de las llaves del cliente, dónde se encuentran las llaves de repuesto de la oficina, etc.

• Manejo de quejas de clientes

• Llamadas telefónicas de clientes

• Mostrando unidades a los clientes

• Inquilinos fallecidos

• Subastas

• Cómo depositar fondos

• Cómo hacer la contabilidad (si su personal hace la contabilidad que NO recomiendo)

• Pagando cuentas

• Reglas de nómina (Cómo rastrear el tiempo, dónde enviarlo)

• Impuesto de venta

• Publicidad

• cuentas de redes sociales

• Sitio web – Cómo trabajarlo

• mantenimiento de instalaciones

• Mantenimiento de activos (carros de golf, vehículos, etc.)

• Plan de Desastre

Un buen manual de operaciones le dirá a su personal qué hacer desde el momento en que ingresan al negocio el primer día del mes hasta el momento en del cierren del centro Self Storage.

Revisar y actualizar periódicamente: El manual de políticas y procedimientos debe ser revisado y actualizado periódicamente para garantizar que refleje los cambios en el negocio y en las leyes y normas aplicables. Asegúrese de que todos los miembros del personal tengan acceso a la versión más reciente del manual.